SharePoint, yirmi yıldır dünyanın her yerindeki şirketler için ilk tercih edilen işbirliği sistemi olmuştur. Platformun son derece gelişmiş özellikleri, bilgi alışverişi, veri kaydı ve belge paylaşımı için güvenli bir ortam yaratır.
Böyle bir özellik, düzenli bir kullanıcı olmasanız bile bir SharePoint dosyasını açmanıza olanak tanır. Bu makalede, harici kullanıcılarla nasıl paylaşılacağından ne tür dosyalar ekleyebileceğinize kadar harici paylaşımın temellerini ele alacağız.
SharePoint Kullanarak Belgeleri Paylaşın
SharePoint, seçtiğiniz web tarayıcısını kullanarak dosyaları hem depolamanıza hem de paylaşmanıza olanak tanır. Hemen hemen tüm arama motorları ve cihazlarla uyumludur. Ayrıca, OneDrive gibi diğer bulut depolama hizmetleriyle de eşitleyebilirsiniz.
Platform, her tür dosya biçimini paylaşmak için çok uygundur. Arayüzün okunması nispeten kolaydır, bu nedenle süreç oldukça basittir. SharePoint kullanarak belgeleri nasıl paylaşacağınız aşağıda açıklanmıştır:
- Tarayıcınızı açın ve office.com/signin adresine gidin. E-postanızı, telefon numaranızı veya Skype profilinizi kullanarak Microsoft hesabınızla oturum açın. Kaydolmadıysanız, bir hesap oluşturmak için aşağıdaki bağlantıya tıklayın.
- Dosyalarınız arasında gezinin. Paylaşmak istediklerinizi vurgulayın. SharePoint ayrıca tüm klasörleri seçmenize olanak tanır. Sol üst köşedeki "Paylaş" düğmesini tıklayın.
- Bir açılır menüyü açmak için aşağı oka tıklayın. Bağlantı paylaşımı seçeneklerinden birini seçin.
- Bağlantıya sahip olan herkesin erişimine izin vermek için "Herkes"i seçin.
- Dosyayı iş arkadaşlarınızla paylaşmak için "İçerdeki kişiler" öğesini seçin.
- Yalnızca belirli kişilerle paylaşmak istiyorsanız, adlarını uygun alana girin.
- Daha fazla talimat eklemek isterseniz, bir mesaj yazabilirsiniz.
- İşiniz bittiğinde, "Uygula" yı tıklayın.
Bunu yapmanın daha hızlı bir yolu, belirli bir dosyaya yönlendiren bir bağlantı oluşturmaktır. Daha sonra URL'yi bir kısa mesaja ekleyebilir veya farklı bir web sitesine kopyalayabilirsiniz. Bağlantıyı alan kişi, onu başkalarıyla da paylaşabilecektir. Bunu nasıl yapacağınız aşağıda açıklanmıştır:
- office.com/signin adresinden hesabınıza giriş yapın.
- SharePoint'te “Bağlantıyı Kopyala” sekmesine tıklayın.
- Açılır menüden bir paylaşım seçeneği seçin. Bağlantıyı oluşturmak için “Uygula”ya tıklayın.
- Bağlantıyı kopyalamak/yapıştırmak istediğinizde CTRL +C ve CTRL + V klavye kısayollarını kullanın. Bunu, URL'ye sağ tıklayarak ve açılır listeden seçenekleri seçerek de yapabilirsiniz.
SharePoint Kullanarak Web Sitesini Paylaşın
SharePoint sizi dosya ve klasörleri paylaşmakla sınırlamaz. Ayrıca sitenizin tamamını hem harici kullanıcılarla hem de dizininizin üyeleriyle paylaşabilirsiniz. Bunu nasıl yapacağınız aşağıda açıklanmıştır:
- SharePoint hesabınızda oturum açın.
- “Siteyi Paylaş” düğmesine tıklayın.
- Yeni bir pencere açılacaktır. Siteye eklemek istediğiniz kişi veya grubun adını yazın. Ayrıca siteyi tüm kuruluşla paylaşabilirsiniz. İletişim kutusuna "Harici Kullanıcılar Hariç Herkes" yazmanız yeterlidir.
- İstenen izin düzeyini ayarlayın. İnsanların siteyi görüntülemesine, düzenlemesine veya tamamen yönetmesine izin verebilirsiniz.
- İsterseniz, ek bilgi veya talimat içeren bir mesaj ekleyebilirsiniz.
- İşiniz bittiğinde "Paylaş"ı tıklayın.
SharePoint Teams Kullanarak Her Şeyi Paylaşın
SharePoint Ekibi ile siz ve iş arkadaşlarınızla düzenli olarak sorunsuz bir şekilde belge, medya dosyası ve uygulama alışverişi yapabilirsiniz. Portal, üretkenliği artırmak ve proje işbirliğini optimize etmek içindir.
Ekip üyesi olarak, portalın ana sayfasından ilgili dizinlere, dosyalara ve web sitelerine ilişkin tüm bağlantılara erişebilirsiniz. Site etkileşimlerini takip etmek için etkinlik akışını da kullanabilirsiniz.
SharePoint Team, çok çeşitli özelliklere sahip bir “Dosyalar” sekmesine sahiptir. Herhangi bir üye, paylaşılan dosyaları düzenlemek ve portalı özelleştirmek için bu özellikleri kullanabilir. İşte seçeneklerin bir listesi:
- “Yeni Dosya” bölümündeki ek özelliklere erişin.
- Dosyaları ilgili yerel sürücüyle eşitleyin.
- Portal arabirimini daha düzenli hale getirmek için görünümü değiştirin. Liste görünümü, Döşeme görünümü ve Kompakt görünüm dahil olmak üzere çeşitli seçenekler mevcuttur.
- Kötü amaçlı yazılımları veya gereksiz dosyaları ayıklayın veya şüpheli dosyaları bildirin.
- Dosyaları yükleyin ve check-in yapın.
- Dosyaları kontrol edin ve indirin.
- Dosya sırasını yeniden düzenleyin.
SharePoint Konuk Paylaşım Ayarlarını Yönetin
Genel veya SharePoint yöneticisiyseniz, tüm kuruluş için paylaşım ayarlarını özelleştirme yetkiniz vardır. Bu, Konuk kullanıcıların SharePoint sunucusuna katılım düzeyine karar vereceğiniz anlamına gelir. İhtiyaçlarınıza bağlı olarak aralarından seçim yapabileceğiniz birkaç paylaşım yapılandırması vardır. Misafir paylaşım ayarlarını nasıl yöneteceğiniz aşağıda açıklanmıştır:
- Tarayıcınızı açın ve yönetici hesabınızda oturum açın.
- “Harici Paylaşım” sekmesini açın.
- Kuruluşunuz için istediğiniz paylaşım düzeyini seçin. Genellikle varsayılan ayar "Herkes"tir.
Farklı paylaşım ayarları, farklı erişim düzeyleri anlamına gelir. Paylaştığınız belgenin türüne uygun olanı seçtiğinizden emin olun. İşte her bir paylaşım yapılandırmasının hızlı bir dökümü:
- Kimse. Bu ayar, kullanıcıların herhangi bir kimlik doğrulama gerektirmeyen bağlantıları paylaşmasına olanak tanır. Bu, hem mevcut konuklara hem de yeni konuklara gönderebilecekleri anlamına gelir. Yönetici olarak, her bağlantı için bir son kullanma tarihi belirleyebilirsiniz.
- Yeni artı Mevcut Misafirler. Bu ayarla, Konukların bağlantıya erişmek için Microsoft hesaplarıyla oturum açmaları gerekir. Ayrıca okul veya şirket Kullanıcı Kimliğini de kullanabilirler. Bunun nedeni, bu tür bağlantıların kimlik doğrulama kodları gerektirmesidir.
- Sadece Mevcut Misafirler. Bu şekilde, dizininizden Misafirler ile dosya paylaşabileceksiniz. Buna geçmişte davetlerinizi kabul eden herkes dahildir. Ayrıca Azure B2B veya benzeri ortak çalışma özellikleri aracılığıyla manuel olarak eklediğiniz Misafirlere de atıfta bulunur.
- Yalnızca kuruluşunuzun üyeleri. Harici kullanıcıların dizininize erişmesini engellemek istiyorsanız bu ayarı seçin. Harici paylaşım özelliğini devre dışı bırakır ve tüm dosyaları kuruluşunuz içinde tutar.
Harici paylaşımı devre dışı bırakır ve ardından tekrar açarsanız, daha önce erişim verilmiş olan Misafirler sunucuya katılabilir. Misafirlerin belirli sitelere yeniden erişim kazanmasını istemiyorsanız, bu siteler için ayarı ayrı ayrı kapatmanız gerekir.
SharePoint Konuk Paylaşımı SSS'leri
İhtiyacım Olduğunda Harici Paylaşımı Nasıl Açıp Kapatırım?
SharePoint sunucunuza kaydettiğiniz dosyalara site izni olan herkes erişebilir. Ancak, belirli dosyaları SharePoint'i düzenli olarak kullanmayan kişilerle paylaşmak isteyebilirsiniz. Harici paylaşım özelliğinin devreye girdiği yer burasıdır.
Ayarı etkinleştirmek için Microsoft 365'te bir SharePoint yöneticisi olmanız gerekir. Site yöneticilerinin harici paylaşımı etkinleştirme veya devre dışı bırakma yetkisi yoktur. Bunu nasıl yapacağınız aşağıda açıklanmıştır:
1. SharePoint yönetim merkezi web sayfasında oturum açın.
2. Sol taraftaki sütuna gidin. Listeden bir site seçin.
3. Etkinleştirmek istediğiniz paylaşım seçeneğinin yanındaki daireye tıklayın.
Mevcut seçenekler şirket düzeyinde belirlenir. Belirli bir sitede harici paylaşımı devre dışı bırakırsanız, bu sitede paylaştığınız bağlantılar artık çalışmayacaktır.
Misafirler Paylaşılan Belgelerimle Ne Yapabilir?
Bağlantı paylaşırken, onu açan kişinin dosyada değişiklik yapıp yapamayacağını belirleyebilirsiniz. "Düzenlemeye İzin Ver" kutusunu işaretlerseniz, bağlantıyı aldıktan sonra diğer kullanıcıların yapabilecekleri şunlardır:
• Dosyaları ve klasörleri sunucuya hem yükleyin hem de indirin.
• Yeni klasörler oluşturun ve yeni dosyalar yükleyin.
• SharePoint sunucusundan dosyaları kaldırın.
• Mevcut öğeleri ve klasörleri düzenleyin.
• Dosyaları bir klasörden diğerine aktarın.
• Belirli bir dosyanın adını ve biçimini değiştirin.
• Dosya bağlantılarını diğer kişilerle paylaşın.
Etkinleştirilmiş düzenleme ile bile, bazı şeyler hala sınırsızdır. Alıcının yapamayacakları şunlardır:
• Bir kök dizini düzenleyin veya yeniden adlandırın. Bu, diğer yüksek hiyerarşi klasörleri için geçerlidir.
• SharePoint sunucunuzdan diğer klasörleri açın. Yalnızca paylaştıklarınızı görüntüleyebilir ve düzenleyebilirler.
• SharePoint sitenizdeki diğer her şeye izinsiz erişin.
Ayrıca, dizininizde Konuk kullanıcılar için kullanılabilen üç paylaşım ayarı vardır. Aşağıdaki seçeneklerden herhangi birini seçebilirsiniz:
• Herkes (bağlantıya doğrulama yapılmadan erişilebilir).
• Yeni Misafirler (bağlantı, Misafirin kimliğini doğrulamasını gerektirir). Mevcut konuklar, bir Microsoft hesabıyla oturum açtıktan sonra da bu bağlantılara erişebilir.
• Yalnızca Mevcut Misafirler (paylaşım, dizininizde zaten bulunan Misafirlerle sınırlıdır).
• Yalnızca kuruluşunuzun üyeleri (harici Misafirler bağlantıya erişemez).
Microsoft SharePoint Kullanarak Neleri Paylaşabilirim?
SharePoint her tür dosya biçimini destekler. Dizine hemen hemen her şeyi sorunsuzca yükleyebilirsiniz.
Ancak, eski sürümlerin belirli dosya türleriyle ilgili sorunları vardır. Örneğin, aşağıdaki uzantılar 2016 sunucusundan tamamen engellenmiştir:
• .asmx
• .asmx
• .svc
• .sabun
• .json
• .xamlx
Neyse ki, mevcut sunucunun böyle bir sınırlaması yok. Şu an itibariyle, SharePoint'te yasaklanmış hiçbir biçim ve uzantı yoktur.
Paylaşmak önemsemektir
SharePoint, çevrimiçi çalışma ortamına düzen getirir. Sistemin gelişmiş özellikleri, hem dosyaları hem de tüm siteleri yalnızca birkaç basit adımda paylaşmanıza olanak tanır.
Her durum ve bağlantı türü için tercih edilen bir paylaşım ayarı vardır. Global ve SharePoint yöneticileri, harici paylaşımı etkinleştirebilir ve tüm kuruluş için Konuk ayarlarını yönetebilir.
Siz ve iş arkadaşlarınız dosya alışverişi için SharePoint kullanıyor musunuz? Tercih ettiğiniz farklı bir işbirliği sistemi var mı? Aşağıda yorum yapın ve harici paylaşım özelliği hakkındaki düşüncelerinizi paylaşın.
